Si tel n'est pas le cas, vous devrez saisir « manuellement » chaque facture dans votre comptabilité. Mais quel que soit le système, vous devrez veiller à ce que les numéros de vos factures se retrouvent dans votre comptabilité en tant que numéro de pièce.
Dernière modification le Mai 20, 2022
Vous émettez vos factures depuis des années ou vous allez établir votre première facture pour votre premier client? Peut-être vous êtes-vous déjà demandé s'il y avait des règles particulières à respecter pour la numérotation de vos factures? Quelles sont les principales règles? La première règle à respecter, en matière de facturation, est l'incrémentation des numéros de facture. Cela signifie que les numéros doivent se suivre (sans aucune rupture). Numéro de division volumétrique définition. Par exemple: la facture numéro 005 doit précéder la facture numéro 006, qui doit elle-même précéder la facture numéro 007 … La deuxième règle est la numérotation chronologique. Si, par exemple, votre dernière facture établie le 05/08/2015 porte le numéro 005, alors la prochaine facture (portant le numéro 006) ne devra jamais être datée d'avant ce 05/08/2015. La troisième règle est l'unicité des numéros. Cela signifie que vous ne devez jamais établir deux factures avec le même numéro. La quatrième règle est l'intangibilité de vos factures. En d'autres termes, une fois que votre facture est remise à votre client, vous ne devez jamais la modifier (numérotation, montants …).
La numérotation doit respecter la chronologie. Une facture 2 ne peut pas avoir été établie à une date plus ancienne que la facture 1 par exemple. Il existe une tolérance sur le sujet, tant que le délai de quelques jours laisse supposer une comptabilisation plausible et probante de votre facturation en cas d'oubli. Une facture remise à un client ne peut pas être supprimée. Il faut procéder à un avoir qui va comptablement annuler la facture. Vous devrez impérativement remettre cet avoir au client en cas d'annulation de la facture. Il est possible d'associer un préfixe à la numérotation continue, par exemple l'année suivie du mois. Le compteur doit cependant rester continu, pour éviter tout litige dans la possible disparition d'une facture. Les mentions obligatoires d’un devis : liste et sanction. Il est possible d'avoir un compteur commun entre les avoirs et les factures, mais également d'avoir deux compteurs différents et indépendants. Il faut en revanche s'en tenir une fois pour toute à la règle choisie. Vous pouvez démarrer la numérotation de votre facturation à un numéro différent de 1, notamment lorsque l'on démarre une activité pour des raisons de crédibilité.
A l'inverse, la numérotation des devis n'est pas obligatoire, il est donc possible d'éditer des devis sans numéro, cela contrairement aux factures (rappelons que les factures doivent comporter un numéro unique, chronologique et sans « trou » dans la numérotation). La numérotation des devis: nos conseils. Numéro de facture : comment numéroter une facture. Même si la numérotation des devis n'est pas obligatoire, nous vous conseillons d' opter pour une numérotation logique. Cela vous permettra de mieux vous organiser sur le plan administratif, de retrouver vos devis plus rapidement et d'éviter les erreurs: optez pour un numéro unique pour chaque devis et pour une numérotation chronologique, ne supprimez pas les devis, même s'ils n'ont pas abouti, utilisez un préfixe spécifique pour les devis (par exemple D2018 -0001, D2018 -0002…) différent du préfixe utilisé pour les factures, changez de préfixe en début de chaque année, archivez vos devis pendant au moins 3 ans. A noter: il ne pourra pas y avoir de correspondance entre vos numéros de devis et vos numéros de facture.