La tenue rigoureuse d'un registre de sécurité incendie permet de se conformer à différentes réglementations: au Code de la Construction et de l'Habitation, au Code du Travail, au règlement de sécurité des entreprises et des ERP. Comme détaillé dans le Code de la Construction et de l'Habitation (art. 123-51), doivent reportés sur le document "les renseignements indispensables à la bonne marche du service de sécurité".
B. La société de maintenance à titre secondaire Il va sans dire que l'entreprise assurant l'entretien de ces équipements collectifs est la mieux placée pour établir et surtout actualiser le registre de sécurité incendie, document lui permettant de pouvoir pleinement effectuer sa mission, puisqu'il indique les matériels et leur situation géographique, leur date de vérification, les opérations de maintenance réalisées. Il convient dès lors d'imposer, que l'établissement et la mise à jour du registre de sécurité - difficilement dissociable de l'entretien des installations de lutte contre l'incendie - soit en conséquence comprise dans la prestation du professionnel effectuant la maintenance de celles-ci, autrement dit sans majoration de facturation. Si plusieurs sociétés interviennent, il faudra que chacune adresse au syndic les éléments d'actualisation. À l'occasion de la vérification annuelle des comptes du syndicat, le conseil syndical devra donc veiller à contrôler - si la résidence est concernée - le bon remplissage du registre de sécurité (ce qui devrait révéler des surprises).
Ce document de gestion du risque incendie doit être rempli par le responsable ou le chef d'établissement et impérativement tenu à jour. En effet, il peut être contrôlé à tout moment par les autorités compétentes et sera systématiquement consulté en cas d'incident. Il sert notamment aux assurances en cas d'incendie ou de dégât dans l'établissement. Dans le registre que nous vous proposons (édition mise à jour régulièrement, format A4, 80 pages), chaque partie est clairement détaillée. La personne qui remplira le registre est ainsi entièrement guidée et n'a qu'à suivre les informations à chaque page du document. Il faut penser à le mettre à jour à chaque changement d'information, qu'il s'agisse du personnel, des coordonnées, des travaux, des services, de la signalisation incendie, du matériel... Afin d'utiliser au mieux le registre de sécurité, vous pouvez l'élaborer en collaboration avec les équipes et les représentants du personnel (CSE ou Comité Social et Economique). Une démarche de réflexion collective permet d'évaluer au mieux les potentiels dangers au sein de l'ERP, de l'ERT ou de l'habitation, et ainsi d'envisager des mesures de prévention efficaces.