Quels éléments considérer dans la mise en place de la gestion documentaire? Afin d'assurer l'optimisation de la gestion documentaire, il est nécessaire de tenir compte de certains points. Ce sont: l'établissement de l'inventaire de tous les emplacements des documents; l'uniformisation de la structure et de la dénomination des documents (par catégorie) pour faciliter la recherche; la collecte des documents qui doivent encore être conservés et ceux qui sont à jeter (les dossiers anciens ou déjà obsolètes); l'accord d'autorisation pour les personnes qui peuvent accéder à des documents spécifiques. Gestion documentaire en entreprise un. Ce sera en fonction des droits attribués à chaque collaborateur concerné. la détermination des divers pôles qui doivent communiquer avec le système de gestion documentaire. De quelles manières peut-on procéder à la gestion documentaire? Le service chargé de la gestion documentaire joue un rôle essentiel dans la vie d'une entreprise. Il détient plusieurs fonctions à savoir: Le scanning et l'identification des documents A l'ère de la digitalisation, la conservation des versions physiques (papier) de documents n'est plus à la mode.
Pour garantir un accès rapide aux documents, une pratique s'est distinguée des autres: la dématérialisation des documents. La Gestion Electronique des Documents (GED) appuyée par le Cloud est ainsi devenue un outil incontournable pour assurer la continuité de l'activité, au service de la performance des entreprises, comme le souligne Pacôme Lesage, Président Sage France et Europe du Sud: « Les décisionnaires qui ont fait l'expérience de la gestion d'entreprise grâce aux outils numériques ou cloud en sont devenus les ambassadeurs et témoignent de leur efficacité, aussi bien sur un plan individuel que collectif ». La Gestion Electronique des Documents (GED) dans l’entreprise - Le Blog du B2B. La GED facilite la gestion des flux de documents électroniques à travers différents services tels que la numérisation et la diffusion de document, l'utilisation d'un système d'archivage ou encore la sécurisation des documents et l'automatisation de tâches répétitives. Dans la plupart des cas, l'outil GED est hébergé dans un Cloud pour en maximiser l'efficacité puisque ce dernier permet de bénéficier de mises à jour en temps réel des documents, facilitant ainsi l'utilisation des collaborateurs.
La GED possède en effet de nombreux enjeux tant sur le plan économique que sur le plan organisationnel et sur le plan réglementaire.
L'an dernier, M-Files a fait 34 mises à jours de fonctionnalités, en particulier pour rendre plus efficace le travail hybride et à distance, dont u ne nouvelle interface utilisateur moderne et simplifiée pour une prise en main facile et plus intuitive avec M-Files Web, et l a possibilité de partager et de collaborer avec des équipes externes grâce à l'acquisition d' Hubshare en avril. Par ailleurs, en 2021, M-Files a développé son programme de partenariat, dont il résulte une hausse de 30% d'une année sur l'autre des revenus annuels récurrents. « Ces partenaires ayant accru leur maîtrise de la plateforme M-Files, la valeur moyenne des nouveaux contrats signés par les partenaires a bondi de près de 20% et les déploiements dans le Cloud ont augmenté cinq fois plus vite que les déploiements sur site «, a précisé l'entreprise.
9 novembre 2021 par admin8205 Suivez toute l'actualité de la construction et du digital Vous souhaitez optimiser la gestion de documents dans votre entreprise? C'est une excellente idée car la réussite de votre activité repose aussi sur une bonne gestion des documents. Oui, bien s'organiser c'est le début du succès, voilà pourquoi il faut mettre toutes les chances de son côté. Au cours de cet article, vous apprendrez comment faire pour mieux gérer ses documents. Notamment dans notre secteur, le BTP, qui connaît tout un tas de documents: les contrats, les visas, les plans, etc. Gestion documentaire en entreprise maroc. Spoiler alert: pour une gestion de documents optimale, il va falloir penser au digital. Mais, on ne vous en dit pas plus! Il n'y a pas de secret, une bonne gestion de documents passe par la digitalisation de votre entreprise. N'ayez pas peur, le digital est notre ami, il est là pour nous simplifier la vie. En effet, les logiciels de GED sont particulièrement efficaces pour mieux organiser ses idées, ses dossiers et bien sûr, ses documents importants.